¿Por qué mi factura aún no aparece en SIFEN-DNIT? Entendiendo el proceso asincrónico o de envío por lotes

Una de las confusiones más frecuentes que tienen los usuarios al comenzar a usar FacturaSend es pensar que, una vez enviado un documento electrónico, ya está validado por la DNIT.

Sin embargo, el proceso de transmisión hacia el Sistema Integrado de Facturación Electrónica Nacional (SIFEN) funciona de forma asincrónica.

Es decir, la validación no ocurre de inmediato y requiere de un segundo paso para confirmar el estado del documento.

En este artículo, te explicamos paso a paso cómo funciona este proceso para evitar malentendidos y asegurar que tus documentos sean legales y válidos ante la DNIT.

El proceso asincrónico en pocas palabras

El modelo de comunicación con la DNIT no es en tiempo real ni inmediato. Cuando un documento es enviado desde tu sistema a FacturaSend, este se considera en “estado generado” (Valor de situación 0 en FacturaSend). Eso no significa que ya esté en SIFEN ni que tenga validez legal.

La validación ocurre después, cuando se hace la consulta de estado por CDC (Código de Control).

Paso a paso: ¿Qué ocurre cuando envías un Documento Electrónico?

Paso 1: Tu sistema emite el documento y lo envía a FacturaSend.

• Resultado inmediato: FacturaSend te responde con el estado “0 – Generado”.
• Importante: Este estado significa que el documento fue aceptado internamente por FacturaSend, pero aún no ha sido validado por la SET.
  Recomendamos en ésta instancia se guarde en el sistema el estado y el CDC, pues se utilizará posteriormente.
• Paso 2: Tu sistema debe realizar una consulta de estado usando el CDC del documento previamente enviado, utilizando el siguiente Endpoint (Ver documentación)
• Resultado de la consulta:
  • 2 o 3 – Aprobado: El documento ya fue aceptado oficialmente por SIFEN. ¡Ahora sí tiene validez legal!. Obtendrá valor 2 si se logró una aprobación normal, y obtendrá un valor 3 si se logró una aprobación con alguna observación
  • 4 – Rechazado: El documento no ingresó a SIFEN. Se produjo un error que deberá ser corregido y el mismo CDC puede volver a enviarse.
  • 0 – Generado: Puede indicar que SIFEN no respondió aún, por intermitencia o lentitud del servicio. Es necesario volver a consultar más adelante.

Obtener el valor 3 – Aprobado con Observación es igualmente válido legalmente, con la salvedad que obtendrá un mensaje de advertencia que debe cuidar o mejorar para los siguientes documentos que se envían. Todas éstas respuestas se obtienen cuando se consulta el estado del documento electrónico.

¿Qué pasa con los documentos que han sido rechazados?

Cabe destacar que FacturaSend no realiza el re-envio de documentos por cuenta propia, ni en los casos en donde el documento se ha rechazado por intermitencia de SIFEN. El famoso 0100-PKI Invalido.

En todos los casos de rechazados, debe verificarse el error y volverse a enviar el JSON de los documentos desde el origen, es decir desde tu sistema.

Cabe destacar que un rechazo por parte de SIFEN por algún error, significa que el mismo documento no entró a SIFEN, y que SIFEN no tiene ningún registro ni información sobre dicho documento, sólo FacturaSend.

En el caso de un rechazo, si no va modificar la fecha del documento para volver a re-enviar, puede utilizar el mismo CDC que fue generado la primera vez.

Un documento se puede re-enviar con la misma fecha original y el CDC, siempre y cuando la fecha no haya superado los 30 días contados desde la fecha actual.

¿Por qué el cambio de estado puede demorar?

SIFEN no garantiza respuestas inmediatas. Puede haber intermitencias, validaciones demoradas o tiempos de espera. Por eso, FacturaSend trabaja de manera asincrónica, respetando las reglas del sistema nacional, y ofreciendo una forma robusta de gestionar esta realidad.

Tu responsabilidad como integrador o usuario es realizar la consulta de estado hasta confirmar que el documento está “Aprobado”. Para optimizar tu aplicación y evitar bajas en la performance, las consultas de estados siempre deben hacerse sobre CDC cuyos estados sean aún Generados, nunca volver a consultar el estado de un documento que ya está Aprobado o Rechazado.

Buenas prácticas para evitar errores

• Siempre almacenar el CDC y el resultado de cada invocación luego de al enviar un documento.
• Implementar en tu sistema una rutina automática de consulta de estado. Puede ser por intervalos de tiempo, por ejemplo cada 5 segundos, para consultar el estado de todos aquellos CDCs que aún tengan el estado 0-Generado. La consulta de Estados soporta más de un CDC en la misma invocación.
• Considerar el documento como “válido” sólo cuando obtengas el estado 2 o 3.
• Capturar y registrar los errores devueltos en caso de estado 4.
• Reenviar correctamente el mismo documento si es necesario, respetando el mismo CDC (caso sea la misma fecha).

Envío sincrono

Hasta el día de hoy no esta permitido el envío síncrono en producción por parte de SIFEN, aunque SIFEN y FacturaSend lo tienen habilitado en ambiente de pruebas, pero solamente con el objetivo de pruebas simuladas.

Conclusión

El proceso de validación ante la DNIT no es instantáneo, y entender la asincronía del sistema es clave para una correcta integración. Con FacturaSend tenés una plataforma que se adapta al funcionamiento real del SIFEN, pero también es importante implementar buenas prácticas en tu sistema para garantizar que cada documento cuente con respaldo legal y esté correctamente aprobado.

¡Esperamos que esta guía te ayude a comprender mejor el proceso y a evitar errores comunes en tu integración!