Introducción
En el proceso de facturación electrónica en Paraguay, los documentos se agrupan en lotes antes de ser enviados al Sistema Integrado de Facturación Electrónica Nacional (SIFEN).
Cada lote, en el cual pueden estar contenidos desde 1 hasta 50 documentos del mismo tipo, atraviesa diferentes estados que reflejan el avance del envío y validación de los comprobantes electrónicos, hasta completar su finalización.
Conocer estos estados ayuda a los usuarios a interpretar correctamente qué está ocurriendo con sus documentos electrónicos y qué acciones, si corresponde, deben realizar.
Estado de Lotes y Situación de Documentos
Es importante comprender que los lotes tienen su propio estado, que son diferentes a las situaciones de un documento electrónico, a continuación se citan cada uno de ellos
| Estado de Lotes | Situación de Documentos |
|---|---|
| 0 = Generado 1 = No Enviado (No encolado) 2 = Enviado 3 = Concluido 4 = Borrador 5 = Borrador rechazado | 0 = Generado 2 = Enviado 3 = Aprobado 3 = Aprobado con Observación 4 = Rechazado 5 = Borrador 6 = Borrador rechazado |
Aunque el código de la situación de documentos es muy utilizado en la comunicación vía API, por lo general el código de los estados de lotes es más para uso interno y tienen muy poca utilidad externa, pero se describen allí para conocimiento.
A continuación se describen los estados de lotes que necesita conocer.
1. Lotes Generados
Son los lotes creados y almacenados en FacturaSend, listos para ser procesados. FacturaSend intenta enviar el lote a SIFEN apenas lo reciba, motivo por el cual es poco común ver lotes con éste estado en la Plataforma.
Desde este estado pueden avanzar hacia “Enviados” o “No Enviados” o “Concluidos” directamente, dependiendo de la respuesta al consultar el estado con SIFEN.
Si todo sale bien y no hay intermitencias o lentitud por parte de SIFEN, luego de un tiempo, los lotes pasarían directamente el estado Concluido, solo que las condiciones para que esto ocurra no siempre es la ideal.
Si FacturaSend consigue enviar a SIFEN pero no obtiene respuesta de la consulta de lote sobre su conclusión, entonces el Lote queda en estado Enviado hasta realizarse una nueva consulta, en una siguiente interacción.
🔎 Dato importante:
Si un lote permanece mucho tiempo en “Generado”, puede deberse a un problema con el Certificado Digital (vencido o inválido).
Es recomendable revisar la validez del certificado en estos casos, aunque a veces el problema no esté relacionado con la caducidad sino más bien con una emisión del certificado errónea por parte del proveedor de certificado digital.
Cuando un lote queda eternamente en estado Generado, tiene 2 opciones:
- Enviar al proveedor de certificado un XML de cualquier documento electrónico junto con el XML de respuesta del envío de Lote que se haya generado en la plataforma, anexando también el certificado digital utilizado, para que ellos revisen y les puedan indicar si su emisión no tuvo errores.
- Si el proveedor del certificado confirmó que no hubo errores en la emisión, entonces enviar el XML del documento electrónico junto con el XML de respuesta del envío de Lote a la Mesa de Ayuda SIFEN. (Por seguridad NO enviar el Certificado Digital a SIFEN)
Un tiempo máximo para esperar que los lotes salgan del estado Generado, puede depender de los siguientes factores, por ejemplo:
- Si SIFEN está en condiciones normales, rápidas, entonces, un documento no debería tardar más de 6 horas para salir del estado GENERADO, por lo general en estas condiciones, sale casi al instante.
- Cuando SIFEN esté con intermitencias, con lentitud o cuando haya sido anunciado que entrará en mantenimiento, entonces los documentos pueden tardar incluso más. A veces hasta 72 horas.
Otro motivo que puede ralentizar el avance de estados de lotes es cuando muchas empresas entran al mismo tiempo en la facturación electrónica, generalmente esto ocurre cuando existen ciertos Grupos de RUC obligados en ingresar al sistema SIFEN en fechas específicas.
2. Lotes No Enviados
Se trata de lotes que no fueron encolados para el procesamiento en SIFEN o cuando dio un error al enviar el lote.
No es necesario que el usuario intervenga: FacturaSend intentará reintentarlos automáticamente en la siguiente interacción con la consulta de estado.
✅ Esto asegura que los documentos pendientes no se pierdan y se vuelvan a procesar sin necesidad de hacerlo manualmente.
3. Lotes Enviados
Son los lotes que ya llegaron a SIFEN, pero que aún se encuentran en espera de un resultado final: aprobación o rechazo.
En cada consulta de estado, FacturaSend consulta la situación de estos lotes y, una vez procesados por SIFEN, pasan al estado de “Concluido”.
4. Lotes Concluidos
Son los lotes cuyo procesamiento en SIFEN ya finalizó.
En este punto, los documentos que contiene pueden estar:
- ✅ Aprobados
- ❌ Rechazados
Un lote puede cerrarse tanto por la consulta de estado de lote como por la consulta individual de cada CDC (Código de Control) de los documentos.
Por este motivo, algunos lotes concluidos pueden no contar con un número de protocolo de respuesta asociado.
Endpoint para consulta de Estado
Los lotes no se mueven de un estado a otro de forma automática dentro de la plataforma de FacturaSend, aunque así lo parezca en ocasiones optimas, cuando la SIFEN funciona sin intermitencia.
Luego de que se haya enviado un Lote por la API y éste se haya Generado en la Plataforma, Facturasend intenta enviar a SIFEN una sóla vez a SIFEN pasado un tiempo de su creación, pero si no recibe una respuesta de cambio de estado, el Lote queda en esa situación hasta una siguiente interacción
Una siguiente interacción consiste en la invocación al endpoint de consulta de estado o a presionar el botón de “Validar lotes pendientes” disponible desde la pestaña de lotes.
Recomendación
Programe para que su sistema llame constantemente al endpoint de consulta estado, cuya documentación está disponible AQUI, siempre y cuando existan documentos en estado Generado, lo ideal es realizar ésta petición cada 60 segundos
También recomendamos que deje de enviar peticiones, o que no envíen si todos sus documentos se encuentran aprobados.
La invocación a la consulta de estado realiza la misma acción que la opción del botón “Validar lotes pendientes” que está disponible en la pestaña de “Lotes recibidos”
Conclusión
El ciclo de vida de un lote refleja el proceso completo de envío y validación en SIFEN: desde que se genera en FacturaSend, pasa por su envío, hasta llegar a la conclusión con el resultado de cada documento.
Comprender estos estados permite a los usuarios anticipar posibles problemas, como certificados vencidos o documentos en espera, y confiar en que el sistema se encarga de los reintentos y consultas automáticas.
De esta forma, la gestión de lotes brinda transparencia y control sobre el estado de las facturas electrónicas, reduciendo riesgos y simplificando la interacción con SIFEN.
