En FacturaSend entendemos que la información de tus comprobantes electrónicos es uno de los activos más valiosos de tu empresa y de tus clientes. Por eso implementamos un sistema automatizado de respaldo (backup) que garantiza la seguridad, trazabilidad y disponibilidad de todos tus documentos, en el caso de que ocurra algo con el servidor y éste ya no esté accesible.
Este artículo te explicará cómo funciona nuestro sistema de backup, cuáles son las responsabilidades de FacturaSend/TIPS S.A. y cuáles son las tareas que corresponden a los clientes para mantener la seguridad completa de sus datos a largo plazo.
¿Cómo funciona el Backup de FacturaSend?
Cada empresa que posee la plataforma de FacturaSend en sus servidores cuenta con un respaldo 2 veces por día automático de todos los datos relevantes: XMLs de facturas, autofacturas notas de crédito y débito, remisiones y eventos, lotes, así como las configuraciones utilizadas y el backup de la Base de datos de hasta hace 7 días atrás.
El backup automático de la base de datos también es realizado 2 veces por día al mismo tiempo que los demás archivos XMLs y de configuración, de tal forma que el máximo tiempo de perdida de información crucial será de 12 horas
Luego de realizarse el backup y para mantener una copia secundaria fuera del Servidor el propietario de la plataforma debe proveer al equipo de FacturaSend las credenciales a un servicio o servidor externo.
El proceso de envío de información a otro destino se realiza mediante la herramienta Rclone, un software profesional de sincronización que permite enviar los archivos hacia el destino de almacenamiento elegido por el cliente.
📦 En términos simples:
- FacturaSend crea una copia completa de los datos de la base de datos 2 veces al día, a las 00:00 horas y a las 12:00 horas.
- Esa copia, mas todos los XMLs y otros archivos con antiguedad de hasta 36 horas atrás se envía de forma cifrada al destino configurado (SSH, FTP, S3, DigitalOcean Space, etc.).
- Los backups se organizan en carpetas estructuradas por fecha y tipo de información.
- Solo el cliente y nuestro equipo técnico autorizado tienen acceso a esos respaldos.
En relación a la copia de todos los archivos, se toma como base 36 horas, para el caso de que haya existido errores de copiado en hasta en 6 backups anteriores(por ejemplo que el servidor destino no estaba disponible), lo cual asegura que en el siguiente proceso esos archivos puedan ser enviados al servidor secundario.
Ese tiempo de 36 horas, aunque puede ser modificado, por lo general suele ser suficiente para que ninguna información se pierda y se asegure que todos los archivos generados en ese lapso de tiempo se hayan copiado. Si por alguna razón algunos archivos no se copiaron o hubieron saltos de archivos, puede ser por otro motivo que tendría que ser verificado de forma particular.
Destinos posibles de Backup
Durante la configuración inicial, el cliente nos indica dónde desea que se almacenen sus backups, entre las opciones más comunes:
- 🔑 Servidor con acceso SSH
- 🌐 FTP propio o institucional
- ☁️ Espacio S3 (Amazon, DigitalOcean, Backblaze, etc.)
- 🖥️ Servidor o nube privada
- 💾 Destino local o disco externo (bajo solicitud)
FacturaSend/TIPS S.A. se encarga de configurar y automatizar completamente el envío de copias hacia ese destino. Generalmente la automatización del backup es realizada en la semana de instalación del servidor y verificado las semanas siguientes.
Cada paso es comunicado al cliente por el canal correspondiente y debe ser acompañado para verificar el proceso y dar por cerrado a ésta configuración que sólo se realiza una vez por servidor.
Estructura de carpetas del backup
Cada copia se organiza en un formato estándar, que facilita la búsqueda y restauración de archivos:
La primera organización general de carpetas es visualizada de ésta manera, a veces puede estar directamente facturasend dentro de la raiz, otra veces /facturasend/facturasend, ejemplo:
facturasend/
{empresa}/
backups/
otras carpetas.../
En la variable empresa, generalmente va el nombre de la empresa del cliente, muy útil para cuando se tiene un mismo servidor secundario para varios servidores del cliente, quedando de esa forma todo bien organizado.
Las carpetas correspondiente a cada información se puede visualizar en la figura de abajo:
El detalle de cada carpeta es la siguiente:
- backups: contiene el backup de la base de datos, organizado por día semana o mes.
- facturasend_cert: contiene los certificados digitales de las empresas configuradas en facturasend
- facturasend-jrxml: contiene las personalizaciones de KUDE realizada para los clientes, así como el de los KUDEs por defecto.
- facturasend-logo: son los logotipos de las empresas configuradas en facturasend.
- facturasend-xml: corresponden a los archivos XMLS de los documentos electrónicos firmados, organizados en carpetas por año y luego mes.
- scripts: scripts utilizados para realizar la copia, que también queda guardado para una rápida restauración de un eventual fallo en el servidor.
A continuación se muestra la estructura de la carpeta backups:
facturasend/
{empresa}/
backups/
2025-10-20-daily/
2025-10-21-daily/
2025-10-22-daily/
2025-10-23-daily/
2025-10-24-weekly/
2025-10-25-daily/
...
La copia de base de datos es organizada por carpetas con fechas y terminando con el sufijo -daily si es de sabado a domingo, y con weekly si corresponde a un día viernes, así también el último día del mes con el sufijo monthtly, de forma a poder identificar más rápidamente la información.
Un ejemplo de contenido de ésta carpeta se puede ver a continuación:
Los archivos más importantes son bd_facturasend, bd_keycloak y wa_api_exe, en sus versiones .custom y .sql.gz.
Nota: El wa_api_exe solo aparecerá si tiene instalado el servicio de WhatsApp.
Advertencias y Riesgos de No Contar con un Servidor Secundario o Copias Redundantes
La infraestructura principal de FacturaSend está diseñada para ofrecer alta disponibilidad y resguardo automático de los datos mediante copias de seguridad diarias.
Sin embargo, es importante que cada cliente entienda que no contar con un servidor secundario o con copias externas de su información representa un riesgo real y significativo.
A continuación, se detallan los principales escenarios de riesgo que pueden ocurrir si los respaldos no se verifican ni se mantienen en más de un entorno seguro:
🔸 1. Pérdida total de acceso a los datos
Si el servidor principal (de producción) sufre una falla grave, ya sea por daño físico, corrupción de archivos, ataque de ransomware o pérdida de acceso administrativo, no será posible acceder a la información alojada en él.
Sin un servidor alternativo o sin copias recientes fuera de ese entorno, la empresa quedaría temporalmente sin posibilidad de emitir comprobantes, consultar documentos o generar reportes históricos.
🔸 2. Riesgo de corrupción de copias o archivos
Las copias automáticas (backups) pueden completarse correctamente, pero contener archivos ya dañados si la corrupción ocurrió antes del respaldo.
Por este motivo se recomienda que los clientes:
- Realicen verificaciones periódicas (al azar) restaurando una copia antigua.
- Mantengan copias redundantes en distintos medios (por ejemplo: FTP + disco externo + nube).
- Eviten depender de una sola copia activa.
🔸 3. Dependencia exclusiva de un único proveedor o ubicación
Cuando todas las copias residen en un solo entorno —por ejemplo, el mismo servidor, datacenter o cuenta de nube— existe una dependencia completa de esa infraestructura.
Cualquier incidente (bloqueo de cuenta, pérdida de acceso, corte regional, error humano o fallo del proveedor) podría afectar todas las copias simultáneamente.
Recomendación:
Definir un segundo destino de backup (puede ser un FTP externo, un espacio en S3, Google Drive o cualquier servicio compatible con Rclone), para que FacturaSend/TIPS configure allí el envío automático diario.
El cliente debe ser responsable de mantener operativo ese destino alternativo.
🔸 4. Caducidad o eliminación automática de backups antiguos
Por políticas de espacio o mantenimiento, algunos entornos eliminan copias con cierta antigüedad (por ejemplo, mayores a 30, 90 o 180 días).
Esto puede hacer que, ante una auditoría o revisión anual, ya no exista respaldo de los documentos antiguos.
Recomendación:
- Descargar y almacenar localmente los backups a fin de año o en cierre de ejercicio.
- Copiar los archivos críticos en discos externos, con al menos dos copias físicas almacenadas en lugares distintos.
- Etiquetar los medios (por ejemplo, “Backup 2025 – Enero/Junio”) para fácil localización posterior.
🔸 5. Errores de configuración o falta de verificación manual
Aunque el sistema de backup esté correctamente configurado por el equipo de TIPS S.A., pueden ocurrir errores en la conexión al destino externo del cliente (por ejemplo, FTP con credenciales vencidas, espacio lleno o cambios en políticas de acceso).
Estos casos no se detectan automáticamente a menos que el cliente realice revisiones periódicas.
Recomendación:
- Verificar manualmente, al menos una vez por semana, que el backup más reciente existe en su ubicación esperada.
- Mantener un control visual de los nombres y fechas de los archivos (por ejemplo:
backup_2025-10-25.zip). - Notificar al soporte técnico de FacturaSend ante cualquier interrupción detectada.
🔸 6. Riesgo por no tener restauraciones de prueba
Tener copias no garantiza su utilidad si nunca fueron restauradas.
Muchos incidentes se descubren recién cuando se intenta usar una copia dañada o incompleta.
Recomendación:
Programar una verificación trimestral o semestral, restaurando una copia de manera controlada (en un entorno de prueba o fuera de producción) para validar su integridad.
🔸 7. Facturasend no monitoriza los backups
FacturaSend/TIPS S.A. se encarga de configurar, automatizar técnicamente la ejecución del proceso de backup, pero sólo una vez, luego el monitoreo queda a cargo del cliente.
Sin embargo:
- El cliente es responsable de supervisar, conservar y validar los respaldos.
- FacturaSend no se responsabiliza por la pérdida de información debido a fallas externas al entorno configurado (por ejemplo, inactividad o eliminación del destino de backup, falta de espacio o accesos modificados).
Responsabilidad compartida
En FacturaSend creemos en un modelo de responsabilidad compartida, donde tanto nuestro equipo como el cliente cumplen un rol clave en la seguridad de los datos.
🔹 Lo que hacemos nosotros (FacturaSend / TIPS S.A.)
- Luego de la instalación de FacturaSend, configuramos todo el sistema de backup según éste artículo.
- Verificamos la integridad técnica del proceso inicial.
- Automatizamos el envío mediante Rclone.
- Brindamos soporte técnico si hay fallos en la configuración.
🔹 Lo que debe hacer el cliente
- Verificar periódicamente que el backup se esté generando.
- Controlar que no existan días faltantes en las copias.
- Realizar pruebas aleatorias de restauración para asegurarse de que los archivos sean válidos.
- Conservar las credenciales y accesos de su destino de almacenamiento.
🛑 Importante: FacturaSend no realiza verificaciones diarias de ejecución ni de integridad de backups una vez configurados.
La verificación y conservación de las copias es responsabilidad exclusiva del cliente.
Recomendaciones para conservar tus datos a largo plazo
Para empresas que emiten gran volumen de comprobantes o que ya tienen más de un año de operación, recomendamos:
- Rotar los backups: mantener al menos 12 meses de copias.
- Migrar datos antiguos a otro espacio de almacenamiento si se supera el límite de su servidor o nube.
- Conservar copias locales o físicas (disco externo o pendrive) de los periodos cerrados.
- Guardar al menos dos copias en distintos lugares, por ejemplo:
- Una en la nube.
- Otra en un disco físico almacenado de forma segura.
- Verificar regularmente la restauración de archivos para garantizar su legibilidad.
Así también se deben contar con copias externas y servidores secundarios ya que eso no es una opción, es una estrategia de continuidad operativa.
Una buena práctica es mantener:
- 1 copia activa (servidor principal)
- 1 copia externa automática (configurada por FacturaSend)
- 1 copia archivada manualmente (por el cliente, en medios físicos o nube adicional)
Conclusión
En FacturaSend nos comprometemos con la seguridad y disponibilidad de tus datos.
Nuestro sistema de backups automatizados protege tu información, pero el verdadero valor está en que tú, como cliente, te asegures de mantener tus copias activas y funcionales.
🔐 La seguridad de tus datos es una tarea compartida:
FacturaSend protege. Vos verificás.
¿Necesitás ayuda para configurar o revisar tu backup?
Nuestro equipo técnico puede asistirte en la verificación o actualización de tu sistema de backup.
💬 Escribinos por WhatsApp o desde el sitio web: www.facturasend.com.py
